НАШ ОПЫТ
Организация, занимающаяся поставками и дистрибуцией известных брендов одежды
Опубликовано 27 июня
Видение руководителя организации:
- налоговая проверка выявила отсутствие многих договоров. Попытка выяснить кто из менеджеров отвечает за работу с какими клиентами особо ни к чему не привела. Помимо отсутствия договоров выяснилось, что значительная часть договоров «не беспроблемная».
Объяснение проблемы:
- есть ощущение, что все отделы работают сами по себе и каждый отдел интересует только то, что внутри отдела, работа компании в целом, кажется, интересует только меня.
- Процедуры документооборота в организации не отработаны и не закреплены в виде бизнес-процессов;
- Ответственность за исполнения договоров, их наличие, подтверждение легитимности контрагентов и своевременное продление или перезаключение договоров не несет никто, только если кто-то вспомнит или если попросит клиент;
- Полная уверенность сотрудников отдела продаж в том, что все, что касается договоров, - это не их работа: «…вон, есть юрист, он пусть и отвечает";
- Примерно аналогичная позиция со стороны бухгалтерии организации, что, однако, совсем мало понятно.
- прописали процедуры прохождения договорной и иной документации в организации,
- внедренные процессы закреплены в товаро-учетных и информационных системах,
- разработана и внедрена система мотивации для менеджеров,
- проведена ревизия договорной документации в организации, составили реестр договоров (и приложений) в электронном виде,
- провели аудит задолженностей контрагентов и сопоставили с имеющейся договорной документацией на предмет ее (задолженности) возвратности и невозвратности,
- запустили процедуры досудебного и судебного возврата дебиторской задолженности.
Озвученные проблемы организации были решены, однако, были вскрыты другие, которые также начали решать. По результатам работы нам было сделано предложение принять на аутсорсинг юридическое направление деятельности организации.
Подробнее о юридическом консалтинге читать здесь.
Результат работы очень благотворно отразился на работе организации в целом. Работа была перестроена на уровне бизнес-процессов и закреплена в информационных системах и системе мотивации. Теперь руководители отделов четко отслеживают все, что касается договорной документации, первичных документов и платежей контрагентов. Проблема решена полностью, как будто ничего и не было.
Наш комментарийКак и во многих других случаях причины крылись в недочетах системы управления организации и отсутствии прописанных бизнес-процессов. Сделав все, что необходимо, проблема была решена и организация заработала в данной области более правильно.